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Evaluación Minuciosa de un Proveedor Logístico
05 de junio del 2008
 Cadena Integral Evaluación Minuciosa de un Proveedor Logístico Por Rosa María Salas Ascención\nRedacción Énfasis Logística México y Centroamérica.\nAl explicar qué es lo primero a tomar en cuenta al seleccionar a un 3PL, el entrevistado comentó que: "En un negocio donde dependemos de la calidad y de la entrega, la parte del servicio es importante y también la personalidad o imagen corporativa, por eso lo primero que se evalúa es una imagen; la otra evaluación es la puntualidad".
Afinando la selección\n¿Cuáles son las características que se deben de evaluar para contratar a un proveedor logístico?\nSe evalúa su capacidad en términos de distribución, si es local o regional o a nivel nacional para identificar su potencial. Después, se analiza el tipo de mercado en el que está especializado, se identifica si es una empresa de bienes de consumo, de refrigerado, farmacéutico o de productos químicos, entonces se realiza una selección de ese grupo y después se valora su capacidad para dar el servicio. Después se debe revisar el costo por hacer ese tipo de servicio porque estamos en un mercado abierto y tenemos que hacer la parte —no muy grata— de la negociación. Posteriormente, se hacen los comparativos correspondientes con su competencia y con las empresas a quienes el operador le da servicio para ver cómo le proporciona esa prestación, qué tipo de empresas tiene, qué volumen maneja y las capacidades para saber si puede con la responsabilidad.\n¿Qué otros aspectos considerar?\nUna variable a considerar y pensando en la evaluación de cualquier servicio tercerizado es el tema de seguridad: qué servicios de rastreo, monitoreo o custodia manejan, esto considerando la naturaleza del tipo de mercancía que se mueve, la cual muchas veces es atractiva para la delincuencia.\n¿Cuáles son las problemáticas más comunes cuando se evalúa a los proveedores a ser contratados?\nEn los servicios de almacenamiento el problema es la lentitud para cotizar, se requiere de una gran cantidad de información para sacar un dato aproximado de lo que nos podría costar o los servicios que nos podrían proporcionar. En el transporte, es bastante más ágil, pero normalmente no están preparados. En el mercado nacional de transporte, exceptuando a los cinco o seis grandes de este sector, en su mayoría lo único que te dicen es: “esta es mi tarifa y tengo 20 camiones”, pero cuando hablamos en términos de de desempeño y les preguntas cuáles son sus esquemas de capacitación, sus sistemas de monitoreo y cómo te pueden garantizar la seguridad, normalmente no tienen nada para mostrar o se les dificulta explicar qué es lo que hacen.\n¿Qué hacer en estos casos?\nSe recomienda que la empresa haga el desarrollo del transportista. Se ve el potencial en términos de capacidad, área y costo, y se realiza una reunión con él para construir todo lo demás. Son muy pocos los transportistas que llegan con todo desarrollado, especialmente en regiones como el sureste y el pacífico.\nVariables para calificar el cumplimiento\n¿Cómo se miden las áreas en las que cumplió y en cuáles no?\nDesde la perspectiva del transporte se mide el cumplimiento de sus entregas, la disponibilidad y oportunidad con la cual el proveedor proporciona sus equipos para que la operación siempre esté: de tantas unidades solicitadas se mide cuántas fueron posicionadas de manera correcta en tiempo, y de todos los viajes que se hicieron a los destinos correspondientes cuántos se cumplieron. Existen herramientas donde se va validando viaje por viaje y que generan los indicadores necesarios por destino, ruta, transportista y fecha para poder sacar los indicadores de cumplimiento y desempeño.\nAdicional al fill rate, ¿qué otros elementos se deben utilizar?\nUna cosa es la evaluación del fill rate (cómo entregaste a tiempo) y la otra es la disponibilidad de equipo, o lo que se le conoce como la capacidad de reacción a un punto de demanda, porque en este negocio estamos muy sujetos a la estacionalidad de la venta del producto que se maneja. La empresa proveedora debe ser flexible para responder al cambio rápido de volumen con unidades de transporte de forma inmediata de un día para otro, también se mide qué tanta disponibilidad tiene y qué tanto cumple el indicador en términos de las cajas o unidades de transporte solicitadas contra las que realmente movió.\n¿Cómo monitorear las rutas?\nPara tener el comportamiento de cada una de las rutas es recomendable que un centro nacional de monitoreo, conectado con todas las unidades de transporte tanto primarias, secundarias, propias o terceras, vigile; cada ruta debe estar diseñada para no tener camiones involucrados en accidentes con tal de llegar temprano. Tiene que cumplir con horarios, consumo de gasolina y con velocidad promedio, una serie de registros que te los dan los equipos de rastreo y cómputo ubicados en dichas unidades. Lo anterior te permite medir el desempeño del operador.\nA partir de que se ha evaluado al proveedor, ¿qué factores se deben mejorar?\nDesde la perspectiva del transporte se debe mejorar la disciplina del operador, ya que éste es el portavoz de tu imagen y tiene que cumplir con las normas y no arriesgar su vida durante la distribución. Este factor es el más común que el transportista no cumple y es necesario exigir que haya una capacitación continua en nuevas tecnologías de métodos de maniobras.\nQué hacer antes de decir adiós\n¿Cómo incentivar al proveedor para que cumpla con su servicio?\nEs ideal que cada año mejore su desempeño, si tiene 100% de entregas exitosas a nivel secundario se puede otorgar un bono por envío para que el operador busque o intente que la entrega se logre en tiempo y forma. Por otro lado, al incentivar se provoca que el dueño de la línea transportista tenga mayor participación en el negocio. En almacenamiento las reglas son similares, hay que cumplir con niveles de inventario, con mercancía no dañada y con pedidos completos surtidos.\n¿Cómo penalizarlo si no cumple?\nSi el transportista u operador logístico de almacén no cumplen, pierden el contrato, a veces a las compañías no les interesa cobrar las penas, es por eso que se puede poner cierto número de penalizaciones y se tiene que pagar por porcentaje sobre la facturación en el respectivo acuerdo contractual. Debemos buscar un servicio de excelencia y si el proveedor no lo otorga, se va, y en el transcurso de ese periodo se reducirá su participación en el negocio por el incumplimiento y la falla continua.\n¿En qué momento es mejor decirle adiós al tercero?\nEn almacenes es un poco más complejo porque no se puede cambiar de bodega de un día para otro o no puedes cambiar un operador logístico repentinamente porque hay un contrato y un término para el mismo, hay cláusulas y penalizaciones y si no se cumple con el servicio adecuado puede llevar a la recesión del contrato de forma inmediata, pero el tiempo de gracia para poder hacer el cambio y todos los daños y perjuicios ocasionados por eso costarán a la empresa tercera. Cuando se terceriza una sección de un negocio, se discute con cada proveedor de manera trimestral y conforme se van discutiendo se va avisando: si no mejora a la próxima vez, se acabó.
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México D.F. 11 de marzo del 2010
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